Aplikacja do generowania certyfikatów

Aplikacja przechowuje informacje o firmach i ich pracownikach, w tym szczegóły dotyczące posiadanych przez nich certyfikatów. Certyfikaty te mogą obejmować różne dziedziny i specjalizacje. Przykładowo, pracownik może posiadać certyfikaty wysokościowe, które potwierdzają, że jest uprawniony do pracy na wysokościach lub certyfikaty elektryczne, które potwierdzają jego kwalifikacje do pracy z instalacjami elektrycznymi. Każdy certyfikat zawiera szczegółowe informacje, takie jak data wydania oraz termin ważności. Ważnym aspektem jest to, że certyfikaty te wymagają corocznego odnawiania, co oznacza, że aplikacja musi monitorować terminy ważności i przypominać o konieczności ich odnowienia. 

Firma obsługuje 800 (to stan przed wdrożeniem aplikacji, aktualnie na dzień 29.08.2024 po roku działania aplikacji jest to prawie 1500) pracowników z których każdy może posiadać jeden lub więcej z kilku rodzajów certyfikatów(były 4, na dzień 29.08.2024 jest ich 14). Te certyfikaty obejmują różne specjalizacje. W związku z tym, firma musi zarządzać ponad 4000ami certyfikatów. Każdy z tych certyfikatów ma określony okres ważności, po którym musi zostać odnowiony i trzeba tego pilnować. 

Przed wdrożeniem aplikacji, proces zarządzania certyfikatami był całkowicie manualny i opierał się na papierowej dokumentacji. Każdy numer certyfikatu był zapisywany ręcznie w zeszycie, co oznaczało, że osoba odpowiedzialna za certyfikaty musiała ręcznie notować każdą informację dotyczącą certyfikatu. W zeszycie znajdowały się szczegółowe dane, takie jak data wydania certyfikatu, jego numer, dane pracownika, który go otrzymał, oraz inne istotne informacje.

Generowanie certyfikatów było procesem czasochłonnym. Po zebraniu wszystkich niezbędnych danych, certyfikat był tworzony za pomocą metody kopiuj-wklej w Wordzie.

Aplikacja do generowania certyfikatów to narzędzie usprawniające funkcjonowanie firmy. Jednym z kluczowych elementów aplikacji jest zarządzanie certyfikatami. Aplikacja przechowuje pełne dane dotyczące każdego certyfikatu, takie jak rodzaj certyfikatu (np. wysokościowy, elektryczny), numer certyfikatu, data wydania oraz data ważności. Dzięki temu jest łatwy dostęp do wszystkich potrzebnych informacji w jednym miejscu. Aplikacja automatycznie monitoruje daty ważności certyfikatów. Gdy zbliża się termin wygaśnięcia certyfikatu, aplikacja wysyła przypomnienie. Na podstawie odbytych szkoleń i uzyskanych kwalifikacji, aplikacja pozwala na szybkie i łatwe generowanie nowych certyfikatów w formacie Pdf. 

W ciągu pół roku dzięki automatyzacji firma mogła pozwolić sobie rozszerzenie swojej działalności o nowych klientów i nowe rodzaje szkoleń ponieważ zamiast poświęcać czas na generowanie certyfikatu poświęcają ten czas na realizację szkoleń. 

Po pół roku daje to wynik około 6500 certyfikatów rocznie.

Generowanie certyfikatów przed aplikacją trwało godzinami a nawet dniami. Bywały miesiące w których pracownik musiał poświęcić ponad 100h na generowanie certyfikatów a raczej ich wklejanie do Worda. Dzięki aplikacji na każdą sesje poświęca około 5-10 minut w zależności od ilości pracowników. Miesięcznie poświęca się około 2/3 godziny wliczając w to zaparzenie herbaty